Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. wydłużenie okresu bez kar za błędy w stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur do końca 2027 roku. W tym samym komunikacie zaznaczyło, że rozwiązanie wymaga zmiany ustawy i rozpoczyna prace nad projektem. To zapowiedź legislacyjna, a sam komunikat nie przesuwa terminów wynikających z przepisów.[1]
Co ma się zmienić, a jakie terminy pozostają?
Dla małej firmy istotne są dwie odrębne kwestie: termin rozpoczęcia wystawiania faktur w KSeF oraz termin stosowania kar pieniężnych związanych z tym obowiązkiem. Zapowiedź MF dotyczy drugiej z nich. Nie oznacza dodatkowego roku na rozpoczęcie korzystania z systemu.[1]
| Zagadnienie | Zasada lub zapowiedź |
|---|---|
| Wystawianie faktur przez większość małych firm | Obowiązek rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r., z przewidzianymi w przepisach wyjątkami. |
| Przejściowe ułatwienie dla najmniejszych podatników | Do końca 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF w ramach miesięcznego limitu 10 000 zł brutto. Zasady liczenia limitu opisujemy poniżej. |
| Kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków KSeF | Dotychczasowe przepisy przewidują ich stosowanie od 1 stycznia 2027 r. |
| Zmiana zapowiedziana przez MF | Przedłużenie okresu bez tych kar do 31 grudnia 2027 r. W komunikacie MF wskazuje, że potrzebna jest zmiana ustawy. |
Zakres obowiązkowego KSeF zależy również od rodzaju transakcji. Faktury wystawiane konsumentom są z niego wyłączone. Z kolei samo zwolnienie firmy z VAT nie zwalnia automatycznie z wystawiania faktur w KSeF. Dlatego termin dla konkretnej działalności trzeba odnieść do rodzaju wystawianych faktur oraz przysługujących jej wyjątków.[2][3]
Jak działa limit 10 tys. zł w 2026 roku?
Limit dotyczy miesięcznej wartości brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF. Nie jest to limit całego obrotu firmy. Według wyjaśnień MF nie wlicza się do niego m.in. sprzedaży konsumenckiej oraz faktur wyłączonych z obowiązkowego systemu. Po przekroczeniu 10 000 zł obowiązek zaczyna się od faktury, która powoduje przekroczenie. Późniejszy spadek sprzedaży poniżej limitu nie przywraca tego ułatwienia.[4]
Przykład: firma korzysta jeszcze z przejściowego ułatwienia. We wrześniu wystawiła zwykłe faktury dla innych firm na łącznie 8 600 zł brutto. Kolejna ma wartość 1 800 zł brutto. Zakładamy, że wszystkie te faktury wliczają się do limitu i firma wcześniej go nie przekroczyła. Suma wyniesie 10 400 zł, więc już fakturę na 1 800 zł należy wystawić w KSeF. Nie dzieli się jej na część mieszczącą się w limicie i nadwyżkę. To przykład obliczeniowy, nie opis konkretnego klienta.[4]
Odbieranie faktur ma osobny termin
Firma, która może jeszcze wystawiać własne faktury poza KSeF, nie powinna utożsamiać tego z odroczeniem odbierania dokumentów od dostawców. Dla krajowych podatników objętych tym obowiązkiem odbieranie faktur w KSeF jest wymagane od 1 lutego 2026 r. Wyjątki obejmują m.in. konsumentów i określone podmioty zagraniczne. W małej firmie oznacza to potrzebę zapewnienia dostępu do faktur zakupowych także wtedy, gdy własna sprzedaż mieści się w przejściowym limicie.[3]
Jak zorganizować obsługę KSeF w małej firmie?
Obsługę można oprzeć na programie księgowym zintegrowanym z KSeF albo na bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF lub e-mikrofirmie. Dostęp może otrzymać również uprawniona osoba, np. pracownik biura rachunkowego. W praktyce warto ustalić, kto wystawia faktury sprzedażowe, kto odbiera zakupowe i kto przekazuje informacje potrzebne do płatności. Taki podział pozwala włączyć KSeF w bieżącą pracę firmy niezależnie od dalszych prac nad terminem stosowania kar.[5]
